Datenschutzerklärung

Verantwortliche Stelle

Finso AG, Kreuzmatt 60, 6430 Schwyz, Schweiz
UID CHE-265.548.758
datenschutz@finso.solutions

1. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie die Finso AG Personendaten beim Besuch von finso.solutions, bei Registrierung und Nutzung des Kundenportals sowie im Rahmen von FINSO PRIVACY und FINSO REVIEWS bearbeitet. Für die Bearbeitung durch unabhängige Empfänger wie Datenhändler, Bewertungsplattformen, Behörden oder Kanzleien gelten zusätzlich deren Datenschutzinformationen.

2. Bearbeitete Personendaten

Je nach Nutzung bearbeiten wir Stamm- und Kontaktdaten, Anmelde- und Kontodaten, Unternehmens- und Steuerangaben, Angaben zu gebuchten Diensten, Kommunikations- und Vertragsdaten, Zahlungs- und Rechnungsinformationen, technische Protokoll- und Sicherheitsdaten sowie Bearbeitungsstände und Nachweise.

Bei FINSO PRIVACY können insbesondere Suchangaben, frühere Namen oder Orte, Fundstellen, Identifikationsmerkmale, Korrespondenz, Vollmachten und Angaben zu betroffenen Familienmitgliedern bearbeitet werden. Bei FINSO REVIEWS können Bewertungsinhalte, Plattformdaten, Belege, Stellungnahmen, Freigaben und Unternehmensbezüge hinzukommen. Hochgeladene Dokumente können sensible oder besonders schützenswerte Personendaten enthalten; übermitteln Sie nur erforderliche und rechtmässig verwendbare Unterlagen.

3. Quellen

Wir erhalten Personendaten von Ihnen, von berechtigten Vertretern und Nutzern Ihres Unternehmens, aus der Kommunikation mit uns, aus öffentlich zugänglichen Quellen sowie – soweit für einen beauftragten Vorgang erforderlich – von Datenhändlern, Plattformen, Behörden, Registern und weiteren beteiligten Stellen.

4. Zwecke

Wir bearbeiten Personendaten zur Registrierung, Identitäts- und Berechtigungsprüfung, Vertragsvorbereitung und -erfüllung, Erbringung und Dokumentation der gewählten Dienste, Kundenbetreuung, Rechnungswesen, Bearbeitung von Datenschutz- und Bewertungsvorgängen, Missbrauchs- und Betrugsprävention, IT-Sicherheit, Fehleranalyse, Durchsetzung und Abwehr von Ansprüchen sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Zur Beantwortung allgemeiner Supportfragen, zur Zuordnung eines Kundenkontos und zur Erstellung von Supporttickets kann ein als KI-Assistent gekennzeichneter Hermes-Supportbot eingesetzt werden. Eine ausschliesslich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung findet nicht statt.

5. Rechtsgrundlagen

Die Bearbeitung richtet sich in erster Linie nach dem schweizerischen Datenschutzgesetz. Soweit die Datenschutz-Grundverordnung anwendbar ist, stützen wir Bearbeitungen je nach Sachverhalt insbesondere auf die Durchführung vorvertraglicher Massnahmen oder eines Vertrags, gesetzliche Pflichten, berechtigte Interessen an einem sicheren und funktionsfähigen Dienst oder eine Einwilligung. Eine Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; bereits rechtmässig erfolgte Bearbeitungen bleiben unberührt.

6. Portal, CRM, Supportbot und E-Mail

Konten, Aufträge, Vorgänge und Kommunikation werden in der FINSo-Anwendung und im Kundenbeziehungsmanagement verarbeitet. System- und Servicenachrichten werden per E-Mail versandt. E-Mails sind transportbedingt nicht in jedem Fall vollständig vertraulich; für besonders schützenswerte Inhalte sollen die vorgesehenen sicheren Upload- und Portalwege verwendet werden.

Der Hermes-Supportbot erhält über eine technisch beschränkte und protokollierte Schnittstelle nur die für die konkrete Supportanfrage erforderlichen Konto- und Statusdaten. Bot-Anfragen, Antworten, Konfidenzwert, Eskalationsgrund und Ticketzuordnung werden zur Qualitätssicherung, Missbrauchsprävention und nachvollziehbaren Bearbeitung grundsätzlich 90 Tage gespeichert; längere Speicherung erfolgt nur, wenn ein offenes Ticket, gesetzliche Pflichten oder die Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen dies erfordern.

Bei geringer Antwortsicherheit oder sensiblen Anliegen wird keine abschliessende Bot-Antwort erteilt, sondern ein Mitarbeiter-Ticket im CRM angelegt. Der Kunde kann jederzeit eine menschliche Bearbeitung verlangen. Zugang zu Vollmachtsdokumenten, vollständigen Zahlungsdaten und besonders schützenswerten Uploads ist für den Supportbot nicht vorgesehen.

7. FINSO PRIVACY und FINSO REVIEWS

Zur Durchführung beauftragter Standardanfragen können die erforderlichen Daten auf Grundlage der geprüften Vollmacht an den jeweiligen Datenhändler, die Plattform, eine Registerstelle oder einen sonstigen Adressaten übermittelt werden. Sonderfälle, Behörden- oder weitergehende Schritte erfolgen nur mit der dafür erforderlichen gesonderten Freigabe. Eine Weitergabe an eine unabhängige Kanzlei erfolgt nur nach gesonderter Zustimmung. Empfänger entscheiden eigenständig über die weitere Bearbeitung und den Ausgang einer Anfrage.

Eine Vorabprüfung vor Vertragsschluss ist als flüchtige Sitzungssuche ausgestaltet. Die eingegebenen Suchdaten und Treffer werden dabei nicht als Kundendatensatz in der Produktivdatenbank gespeichert und gehen beim Beenden oder Neuladen der Sitzung verloren. Zur Recherche möglicher öffentlich auffindbarer Fundstellen werden Brave Search und Google Search Grounding über Google Gemini eingesetzt. Hierfür werden die eingegebenen Suchbegriffe, etwa Name, Unternehmen, Ort, Land, bekannte Schreibweisen und angegebene Websites, an diese Anbieter übermittelt. Die Ergebnisse sind mögliche Fundstellen und werden vor einer weiteren Verwendung geprüft.

Bei einer ausdrücklich aktivierten Datenleck- oder Darknet-Fundroutine können von einem vertraglich freigegebenen Sicherheitsanbieter übermittelte Fundhinweise einer betroffenen Person zugeordnet, verifiziert, nach Risiko eingestuft und wiederkehrend kontrolliert werden. Bearbeitet werden insbesondere Fundzeitpunkt, Quellenbezeichnung, pseudonyme Quellenreferenz, Nachweis-Hash, Datenkategorien, maskierte Merkmale, vermutete Herkunft, Risikostufe, Empfehlungen, Kundenentscheidungen und Prüftermine. FINSo speichert in der Fallübersicht keine erkannten Klartextpasswörter, vollständigen Kartennummern, Sitzungstoken, API-Schlüssel oder unmaskierten Ausweisdaten.

Privatkunden können bis zu fünf eigene E-Mail-Adressen hinterlegen und bei einer Suche freiwillig und getrennt in deren einmalige Prüfung über die öffentliche Schnittstelle von LeakCheck Ltd., Vereinigtes Königreich, einwilligen. Die Login-Adresse muss über die Kontoregistrierung bestätigt sein; jede zusätzliche Adresse wird erst nach erfolgreicher Besitzbestätigung über einen zeitlich begrenzten E-Mail-Link zur Auswahl freigegeben. FINSo übermittelt hierfür nicht die Klartextadresse, sondern nur die ersten 24 Zeichen ihres SHA-256-Hashs. LeakCheck liefert die Anzahl bekannter Treffer, Quellenbezeichnungen, ungefähre Zeitangaben und Kategorien betroffener Daten zurück, jedoch keine Passwörter oder vollständigen Leak-Datensätze. Die Prüfung ist standardmässig deaktiviert, kann unvollständig oder veraltet sein und stellt keine vollständige Darknet-Überwachung dar. Die Einwilligung gilt nur für die ausgewählten Adressen und den jeweiligen Prüflauf; ihre Erteilung und die verwendete Textversion werden protokolliert.

Zur Bereitstellung einer passenden offiziellen Meldemöglichkeit werden Wohnsitzland und, soweit vorhanden, Bundesland oder Kanton aus den bestätigten Kundenstammdaten verwendet. Diese Zuordnung erfolgt innerhalb der FINSo-Anwendung; beim blossen Anzeigen des Links werden keine Falldaten an die Polizei übermittelt. Erst wenn der Kunde einen externen Link öffnet, gelten die Datenschutzinformationen der jeweiligen Behörde. FINSo übermittelt oder erstattet keine Strafanzeige automatisch.

8. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Personendaten können im erforderlichen Umfang an Hosting-, Speicher-, E-Mail-, Such-, IT-Sicherheits- und Supportdienstleister, den Zahlungsdienstleister Stripe, professionelle Berater sowie die in einem konkreten Auftrag anzuschreibenden Stellen bekanntgegeben werden. Unsere Anwendungs-, Datenbank-, Datei- und CRM-Infrastruktur wird derzeit in der Schweiz betrieben; die E-Mail-Infrastruktur wird in Deutschland betrieben.

Für Zahlungsabwicklung, Zahlungsfreigabe und Betrugsprävention setzen wir Stripe ein. Vertragspartner für ein Schweizer Stripe-Konto ist grundsätzlich Stripe Payments Europe, Limited, Irland; abhängig vom konkreten Dienst können weitere Stripe-Gesellschaften beteiligt sein. An Stripe können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Kundennummer, Tarif, Betrag, Währung und technische Transaktions- und Zahlungsinformationen übermittelt werden. Vollständige Karten- oder Kontodaten werden im von Stripe bereitgestellten Zahlungsformular unmittelbar durch Stripe erhoben und nicht von FINSo gespeichert.

FINSo erhält von Stripe insbesondere Kunden- und Zahlungsreferenzen, Zahlungsstatus, Betrag, Währung, verwendete Zahlungsart in gekürzter Form, Zeitpunkte, Rechnungs- und Rückerstattungsstatus sowie Risiko- oder Fehlerhinweise, soweit diese für Zahlungsabwicklung, Support, Betrugsprävention, Buchhaltung und Nachweisführung erforderlich sind. Zahlungs- und Transaktionsnachweise werden entsprechend den gesetzlichen Buchführungs-, Steuer- und Nachweispflichten aufbewahrt; in der Schweiz beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für relevante Geschäftsbücher und Buchungsbelege grundsätzlich zehn Jahre.

Stripe verarbeitet Daten weltweit, auch in den USA. Stripe nennt als Garantien insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse, das Swiss-U.S. Data Privacy Framework, angepasste Standardvertragsklauseln und weitere vertragliche Transfermechanismen. Weitere Informationen finden Sie in der Stripe-Datenschutzerklärung unter https://stripe.com/de-ch/privacy und im Stripe Privacy Center unter https://stripe.com/en-ch/legal/privacy-center.

Es werden derzeit keine Werbe- oder Marketing-Tracker eingesetzt. Externe Such- und Zahlungsdienste sind wie vorstehend beschrieben eingebunden; Änderungen an produktiven Integrationen werden in dieser Erklärung berücksichtigt.

Für die freiwillige Datenleckprüfung wird die Public API von LeakCheck Ltd., Vereinigtes Königreich, eingesetzt. Weitere Informationen sind unter https://leakcheck.io/privacy und https://leakcheck.io/dpa verfügbar. FINSo verwendet ausschliesslich die öffentliche, auf Quellen und Datenkategorien beschränkte Ausgabe und speichert keine von LeakCheck stammenden Klartextpasswörter.

9. Bekanntgabe ins Ausland

Empfänger können sich in der Schweiz, im Europäischen Wirtschaftsraum oder – abhängig von der vom Kunden beauftragten Fundstelle, Plattform oder Behörde – in weiteren Staaten befinden. Bei Bekanntgaben in Staaten ohne angemessenes Datenschutzniveau verwenden wir, soweit erforderlich, geeignete Garantien wie anerkannte Standarddatenschutzklauseln oder stützen uns auf eine gesetzliche Ausnahme. Bei der Geltendmachung eines konkreten Anspruchs kann eine Bekanntgabe an den betroffenen ausländischen Empfänger für die Vertragserfüllung oder Rechtsdurchsetzung erforderlich sein.

10. Cookies und lokale Speicherung

Das Portal verwendet technisch notwendige, sichere Sitzungscookies für Kunden- und Mitarbeiteranmeldungen. Die reguläre Anmeldesitzung ist derzeit auf höchstens acht Stunden ausgelegt; kurzlebige Sicherheits- und Mehrfaktorprozesse können kürzere Laufzeiten haben. Es werden derzeit keine Werbe-, Analyse- oder Profiling-Cookies eingesetzt.

11. Sicherheit und Protokolle

Wir verwenden angemessene technische und organisatorische Massnahmen, unter anderem verschlüsselte Übertragung, Zugriffsbeschränkungen, sichere Passwortspeicherung, Sitzungs- und Herkunftsprüfungen, verschlüsselte Dokumentenspeicherung und Schadsoftwareprüfung von Uploads. Sicherheits- und Betriebsprotokolle werden auf das Erforderliche beschränkt. Absolute Sicherheit kann nicht zugesichert werden.

12. Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren Personendaten so lange auf, wie dies für die genannten Zwecke, den Vertrag, gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, Sicherheitsinteressen oder die Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist. Anschliessend werden Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine Pflicht oder ein überwiegender Grund zur weiteren Aufbewahrung besteht. Unterschiedliche Datenkategorien können deshalb unterschiedliche Fristen haben.

Datenleck- und Darknet-Fälle bleiben während der vereinbarten Überwachung mit ihren maskierten Merkmalen und Prüfterminen aktiv. Nach Beendigung der Überwachung werden fallbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald sie nicht mehr für Nachweis-, Sicherheits- oder Anspruchszwecke erforderlich sind. Flüchtige oder besonders riskante Rohinhalte werden nicht als Falltext übernommen; gesonderte Beweisdateien unterliegen beschränkten Zugriffsrechten und einer fallbezogenen Aufbewahrungsprüfung.

13. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können im Rahmen des anwendbaren Rechts insbesondere Auskunft, Berichtigung, Herausgabe oder Übertragung sowie Löschung verlangen, einer Bearbeitung widersprechen oder eine Einwilligung widerrufen. Rechte können eingeschränkt sein, wenn gesetzliche Pflichten oder überwiegende Interessen entgegenstehen. Anfragen richten Sie an datenschutz@finso.solutions. Zudem besteht das Recht, sich an eine zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden; in der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

14. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Bearbeitungen, Dienste oder Rechtslage ändern. Es gilt die auf dieser Website veröffentlichte Fassung. Wesentliche Änderungen werden in angemessener Weise bekanntgegeben.